Functieomschrijving Vertrouwenspersoon Early Bird

Algemeen

In zijn algemeenheid heeft de vertrouwenspersoon Early Bird tot taak het in stand houden en waar mogelijk verbeteren van omgangsvormen die bijdragen aan een veilig sportklimaat in de vereniging en aan een gevoel van veiligheid en vertrouwdheid voor de individuele leden. Hij/zij voert deze taak waar mogelijk en afhankelijk van de situatie uit samen met leden, ouders, trainers/coaches, bestuur en leden van commissies van de vereniging, dan wel, in situaties en onder voorwaarden als hieronder aangegeven, met personen of instanties buiten de vereniging. Naast het geldende Nederlands recht vormen de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en de Gedragscode van de vereniging het algemeen kader voor de activiteiten van de vertrouwenspersoon. In het navolgende worden onder ongewenst gedrag de volgende categorieën verstaan: fysieke agressie (bijvoorbeeld slaan, vastgrijpen); psychische agressie of intimidatie (bijvoorbeeld pesten, dreigen, chanteren, achtervolgen), en seksuele intimidatie (bijvoorbeeld nafluiten, seksueel getinte opmerkingen maken, aanranding en verkrachting).

De vertrouwenspersoon maakt geen deel van het bestuur van de vereniging.

De vertrouwenspersoon wordt aangesteld op basis van een besluit van het bestuur van de vereniging.

Waar in deze functieomschrijving sprake is van ‘vertrouwenspersoon’ in enkelvoud, sluit dat niet uit dat er meerdere vertrouwenspersonen in de vereniging worden aangesteld. Indien er sprake is van een onderlinge taakverdeling tussen hen, dient deze in de aanstellingsbesluiten van het bestuur tot uitdrukking te worden gebracht.

Taken en bevoegdheden

Meer in het bijzonder gelden de volgende taken en bevoegdheden van de vertrouwenspersoon Early Bird:

• het signaleren van problemen binnen de vereniging die kunnen duiden op een onveilig sportklimaat en ongewenst gedrag; het bespreken daarvan met betrokkenen; het beantwoorden van vragen terzake en het adviseren van oplossingen;
• het nagaan van het waarheidsgehalte ingeval van (geruchten inzake) klachten omtrent ongewenst gedrag binnen de vereniging;
• het binnen een zo kort mogelijke tijdstermijn, zo mogelijk binnen twee weken, verzorgen van de eerste opvang van betrokkenen, in het bijzonder van slachtoffers en ouders / verzorgers van minderjarige slachtoffers maar ook van beschuldigden, indien er sprake is van ongewenst gedrag binnen de vereniging;
• het bieden van een luisterend oor ingeval er sprake is van ongewenst gedrag maar verdere actie door slachtoffers en ouders / verzorgers van minderjarige slachtoffers niet gewenst wordt; het alsdan informeel afhandelen van een klacht;
• ingeval verdere actie gewenst wordt door slachtoffers en ouders / verzorgers van minderjarige slachtoffers, het bieden van ondersteuning, begeleiding en advisering om het probleem binnen de vereniging bespreekbaar en hanteerbaar te maken, en het ernaar streven om de meest wenselijke en haalbare oplossing te vinden; hieronder valt ook het informeren van slachtoffers en ouders / verzorgers van minderjarige slachtoffers over verdergaande oplossingsmogelijkheden, zoals het doen van een beroep op de Statuten en het Huishoudelijk Reglement van de vereniging dan wel het doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties;
• het bieden van ondersteuning bij het doorverwijzen naar hulpverlenende instanties, met inbegrip van de poule van vertrouwenspersonen- en adviseurs van NOC*NSF;
• ingeval van beschuldiging van strafbare feiten kan een taak zijn het aandringen op het doen van aangifte bij de politie;
• het gevraagd en ongevraagd adviseren van het bestuur van de vereniging ten aanzien van het beleid en de praktijk ten aanzien van ongewenst gedrag en het vermijden hiervan;
• de vertrouwenspersoon is verantwoording schuldig aan de voorzitter van het bestuur;
• tenminste 1 keer per verenigingsjaar rapporteert de vertrouwenspersoon respectievelijk rapporteren de vertrouwenspersoon over de klachten die hem/haar/hen hebben bereikt en over de gevolgde afhandeling, een en ander in kwantitatieve zin en met inachtneming van de vertrouwelijkheid als hieronder omschreven.

Vertrouwelijkheid

Met betrekking tot het omgaan met vertrouwelijkheid geldt voor de vertrouwenspersoon Early Bird een specifieke gedragscode:

• De vertrouwenspersoon gaat een vertrouwensrelatie aan met slachtoffers, ouders / verzorgers van minderjarige slachtoffers, andere personen die een beroep op hem/haar doen of tot wie hij/zij zich richt. Daarom belooft de vertrouwenspersoon alle betrokkenen geheimhouding van hetgeen hem/haar bij de uitoefening van zijn/haar functie als vertrouwenspersoon ter kennis komt;
• De vertrouwenspersoon draagt er zorg voor dat de documentatie en archivering van gegevens geschiedt in overeenstemming met het vertrouwelijke karakter ervan. Dit geldt ook voor de werkaantekeningen die de vertrouwenspersoon voor zichzelf maakt. Uitzonderingen hierop zijn alleen mogelijk als het slachtoffer en/of anderen als boven omschreven schriftelijk toestemming geeft/geven tot het doorbreken van deze geheimhouding;
• Bij het ontbreken van schriftelijke toestemming van de betrokken persoon om informatie aan derden te verstrekken, kan de vertrouwenspersoon zich pas ontheven achten van de belofte tot geheimhouding indien tenminste voldaan is aan alle vijf hieronder genoemde voorwaarden: a. alles is in het werk gesteld de toestemming van de betrokken persoon te verkrijgen; b. de vertrouwenspersoon verkeert in gewetensnood door het handhaven van de geheimhouding; c.er is geen andere wijze dan het doorbreken van de geheimhouding om het probleem op te lossen; d. het is vrijwel zeker dat het niet doorbreken van de geheimhouding voor betrokkenen of voor derden aanwijsbare en ernstige schade zal opleveren; e. de vertrouwenspersoon is er vrijwel zeker van dat doorbreking van de geheimhouding de schade aan betrokkenen of anderen in belangrijke mate zal beperken. Indien een dergelijke situatie zich voordoet, zal de vertrouwenspersoon zijn/ haar redenen om de geheimhouding te doorbreken met een ter zake kundige partij bespreken alvorens de geheimhouding te doorbreken. De vertrouwenspersoon brengt betrokkenen op de hoogte van het voornemen de geheimhouding te doorbreken, alvorens dit daadwerkelijk te doen. Indien het doorbreken van de geheimhouding dit noodzakelijk maakt, verwijst de vertrouwenspersoon betrokkenen door naar een andere vertrouwenspersoon en/of instantie.